Briefe schreiben mit ChatGPT – Digital ab 60 KI-generiertes Bild
Briefe schreiben mit ChatGPT beginnt mit einer kurzen Beschreibung: Wer soll den Brief erhalten, worum geht es und wie soll der Ton klingen? ChatGPT erstellt daraus einen Entwurf. Namen, Vertragsdaten, Fristen und andere wichtige Angaben ergänzen und prüfen Sie anschließend selbst.

Wer bisher noch keine Berührungspunkte mit der Technologie hatte, findet in unseren Einstiegsanleitungen Orientierung:

Was ist ChatGPT? - Die Grundlagen verständlich erklärt

ChatGPT kostenlos nutzen - Der Leitfaden für den Start

Wie schreibt man einen Brief mit ChatGPT?

Beschreiben Sie zuerst, an wen der Brief gerichtet ist und was Sie erreichen möchten. Ergänzen Sie, ob der Text freundlich, sachlich oder bestimmt klingen soll. Eine grobe Notiz reicht als Ausgangspunkt.

Auf dem Schreibtisch liegt vielleicht eine unklare Telefonrechnung. Statt lange an der ersten Zeile zu überlegen, schreiben Sie: „Formuliere eine sachliche Rückfrage an meinen Telefonanbieter wegen einer unerwarteten Abbuchung.“ ChatGPT erstellt daraus einen Entwurf, den Sie weiter bearbeiten können.

Kontrollieren Sie anschließend Namen, Anschriften, Beträge, Fristen und Vertragsnummern. ChatGPT kennt Ihren konkreten Vertrag nicht und kann rechtliche Vorgaben falsch oder unvollständig wiedergeben. Für Kündigungen gelten je nach Vertrag unterschiedliche Regeln; häufig genügt Textform, trotzdem sollten Sie die vertraglichen Vorgaben und den Zugangsnachweis prüfen.

Kurze Notiz

„Ich ziehe um und möchte meinen Stromvertrag kündigen. Bitte um Bestätigung.“

Möglicher Entwurf

„Sehr geehrte Damen und Herren, wegen meines bevorstehenden Umzugs möchte ich meinen Vertrag zum nächstmöglichen Termin beenden. Bitte teilen Sie mir den Beendigungszeitpunkt mit und senden Sie mir eine schriftliche Bestätigung.“

Wichtig: Die Formulierung „zum nächstmöglichen Termin“ ist praktisch, ersetzt aber keine Prüfung der Kündigungsbedingungen. Kontrollieren Sie Vertrag, Kündigungsweg und Zugangsnachweis oder nutzen Sie bei Bedarf einen Musterbrief der Verbraucherzentrale.

5 Beispiele für Briefe mit ChatGPT

Diese Eingaben können Sie kopieren und an Ihre Situation anpassen. Verwenden Sie zunächst Platzhalter statt echter Namen, Kundennummern oder Adressen.

Szenario 1
Anfrage an eine Behörde
Für eine Termin- oder Sachstandsanfrage genügt meist eine klare, höfliche Formulierung. Inhaltliche Anforderungen und notwendige Unterlagen sollten Sie auf der offiziellen Seite der Behörde prüfen. Wenn ein Behördenbrief schwer verständlich ist, hilft zusätzlich Behördenbriefe entschlüsseln.
Mögliche Beschreibung für das Textfeld
„Schreibe eine freundliche Anfrage an das Bürgeramt wegen der anstehenden Verlängerung meines Personalausweises. Bitte verwende Platzhalter für meinen Namen und meine Adresse.“
Szenario 2
Beschwerde wegen einer Rechnung
Eine Beschwerde wirkt meist besser, wenn sie den Sachverhalt, das Datum und die gewünschte Lösung ruhig benennt.
Mögliche Beschreibung für das Textfeld
„Schreibe einen höflichen, aber bestimmten Beschwerdebrief an meinen Internetanbieter wegen wiederholter Störungen in den letzten zwei Wochen. Bitte um eine Stellungnahme.“
Szenario 3
Glückwünsche zu familiären Jubiläen
Neben offiziellem Schriftverkehr kann ChatGPT auch bei persönlichen Texten helfen. Für Geburtstage, Jubiläen und andere Anlässe finden Sie weitere Beispiele unter Glückwünsche mit ChatGPT formulieren.
Mögliche Beschreibung für das Textfeld
„Schreibe einen herzlichen Geburtstagsgruß für meine Enkelin zum 18. Geburtstag. Erwähne, wie stolz ich auf ihren Lebensweg bin und wünsche ihr viel Erfolg für die Ausbildung.“
Szenario 4
Die Kündigung von Mitgliedschaften
ChatGPT kann eine einfache Kündigung formulieren. Ob Form, Frist und Versandweg ausreichen, hängt vom Vertrag und den geltenden Bedingungen ab.
Mögliche Beschreibung für das Textfeld
„Erstelle eine Kündigung für meinen Fitnessstudio-Vertrag zum nächstmöglichen Termin. Verwende Platzhalter für meine Mitgliedsnummer und die Anschrift des Studios.“
Szenario 5
Eigene Entwürfe stilistisch aufwerten
Sie haben bereits einen Text aufgeschrieben, sind aber mit dem Rhythmus unzufrieden. ChatGPT kann den Ton und die Gliederung verändern. Prüfen Sie danach, ob die ursprüngliche Aussage vollständig erhalten geblieben ist.
Mögliche Beschreibung für das Textfeld
„Überarbeite diesen Brief und formuliere ihn etwas höflicher und übersichtlicher: [Hier den eigenen Text einfügen].“

Die Festlegung eines persönlichen Textstils

Sie können ChatGPT zu Beginn eines Chats feste Leitlinien geben, wie die folgenden Briefe klingen sollen. Innerhalb dieses Gesprächs kann sich das System an dieser Vorgabe orientieren. Für neue Chats sollten Sie wichtige Stilwünsche erneut nennen, sofern Sie sie nicht bewusst über persönliche Einstellungen oder andere dafür vorgesehene Funktionen hinterlegt haben.

Vorgabe für den persönlichen Schreibstil
Diese Zeilen kopieren Sie am besten als allererste Nachricht in das leere Feld:
„Du agierst fortan als mein persönlicher Assistent für den Schriftverkehr. Formuliere höfliche, leicht verständliche und sachliche Briefe in deutscher Sprache. Achte auf eine respektvolle Ausdrucksweise und erstelle vollständige Dokumente mit korrekter Anrede sowie einer passenden Grußformel.“
Nach dieser Eingabe schildern Sie einfach Ihr eigentliches Anliegen. Für die folgenden Antworten in diesem Chat orientiert sich ChatGPT an dieser Vorgabe. Lesen Sie trotzdem jeden Entwurf vollständig durch.

Umsichtiger Umgang mit privaten Daten

ChatGPT verarbeitet die Inhalte, die Sie eingeben oder hochladen. Für Briefe sollten Sie deshalb mit Platzhaltern arbeiten und sensible Angaben erst im eigenen Schreibprogramm ergänzen.

  • 1
    Vertrauliche Nummern aussparen Geben Sie für normale Briefentwürfe möglichst keine Passwörter, TANs, vollständigen Bankdaten, Versicherungsnummern oder andere besonders sensible Angaben ein. Für die Formulierung reichen meist Platzhalter.
  • 2
    Konsequent mit Platzhaltern arbeiten Bitten Sie die Software stattdessen um leere Klammern im Text. Auf dem Bildschirm erscheint dann ein Hinweis wie „[Hier Kundennummer einsetzen]“. Diese Lücken füllen Sie später auf Ihrem eigenen Computer aus.
  • 3
    Den Entwurf sorgfältig prüfen ChatGPT kann Fristen, Paragraphen oder Vertragsbedingungen falsch wiedergeben. Lesen Sie den Brief vollständig und prüfen Sie wichtige Angaben anhand des Vertrags oder bei einer zuständigen Stelle.
Datenkontrollen: Bei persönlichen ChatGPT-Konten können Sie in den Datenkontrollen festlegen, ob neue Unterhaltungen zur Verbesserung der Modelle beitragen dürfen. Für besonders private Entwürfe kann außerdem ein temporärer Chat sinnvoll sein. Vertrauliche Angaben sollten Sie trotzdem möglichst durch Platzhalter ersetzen.
Bei rechtlich wichtigen Schreiben: ChatGPT kann beim Formulieren helfen, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Fristen, Vertragsbedingungen und gesetzliche Anforderungen selbst oder lassen Sie sich bei Unsicherheit fachlich beraten.

Der Weg vom Bildschirm auf das Papier

Sobald der Entwurf auf dem Monitor Ihren Vorstellungen entspricht, müssen Sie die Zeilen nicht mühsam mit der Hand abschreiben. Über den Zwischenspeicher Ihres Geräts wandert der Text in wenigen Augenblicken in ein normales Schreibprogramm:

  • 1
    Den Text in den Zwischenspeicher legen Unterhalb oder neben der Antwort befindet sich je nach Ansicht ein Kopier-Symbol. Alternativ markieren Sie den gewünschten Text und wählen „Kopieren“.
  • 2
    Das Textprogramm starten Öffnen Sie Ihr gewohntes Schreibprogramm, zum Beispiel Word, LibreOffice oder eine neue E-Mail. Für reine E-Mails finden Sie zusätzlich den Ratgeber ChatGPT für E-Mails.
  • 3
    Die Zeilen auf dem weißen Blatt platzieren Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das leere Dokument und wählen Sie die Option „Einfügen“. Auf einem Tablet halten Sie den Finger so lange auf der Fläche gedrückt, bis das entsprechende Wort erscheint.
  • 4
    Die fehlenden Details ergänzen Ersetzen Sie die Platzhalter durch die richtigen Angaben. Prüfen Sie Empfänger, Datum, Fristen und Anlagen, bevor Sie den Brief drucken oder versenden.
Sprache statt Tippen: Mit ChatGPT Voice können Sie Ihr Anliegen auch sprechen und gesprochene Antworten erhalten. Das ist besonders praktisch, wenn längeres Tippen schwerfällt. Persönliche Daten sollten Sie auch beim Sprechen möglichst durch Platzhalter ersetzen.

Auf welchem Gerät lassen sich Briefe gut bearbeiten?

ChatGPT funktioniert auf Smartphone, Tablet und Computer. Für einen längeren Brief ist der Computer meist angenehmer, weil Text und Änderungen gleichzeitig besser zu sehen sind.

Am Tablet lässt sich ein Entwurf bequem lesen. Mit einer zusätzlichen Tastatur wird auch längeres Schreiben leichter. Das Smartphone eignet sich vor allem für kurze E-Mails oder eine erste Spracheingabe.

Am Computer vergrößern Sie die Ansicht meist mit Strg und Plus. Auf Smartphone und Tablet lässt sich die Schrift zusätzlich in den Geräteeinstellungen anpassen.

Was ChatGPT beim Schreiben erleichtern kann

  • Ein erster Entwurf entsteht schneller.
  • Der Ton kann sachlicher oder freundlicher angepasst werden.
  • Unübersichtliche Notizen lassen sich ordnen.
  • Vorhandene Texte können gekürzt werden.
  • Der Free-Tarif bietet Grundfunktionen mit Nutzungslimits.
  • Fragen und Anweisungen können auf Deutsch gestellt werden.

Antworten auf häufige Fragen aus der Praxis

Nein, das ist nicht notwendig. Das System liefert Ihnen lediglich eine solide Arbeitsgrundlage. Sie können einzelne Sätze streichen, Absätze umstellen oder persönliche Anekdoten einfügen. Wenn Ihnen eine Formulierung nicht zusagt, tippen Sie einfach ein: „Schreibe den zweiten Absatz etwas kürzer“ – das Programm korrigiert die Zeilen sofort.
Sprechen Sie die Mängel im Chatfenster ganz offen an, so wie Sie es auch bei einer Korrektur mit einer Person tun würden. Sätze wie „Das klingt mir zu streng, formuliere es bitte freundlicher“ reichen völlig aus. Sie können den Text so lange verfeinern lassen, bis das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht.
Ja, das System wertet den Sinnzusammenhang Ihrer Worte aus. Sie müssen sich beim Eintippen keine Mühe geben, besonders geschliffen zu schreiben. Beschreiben Sie die Situation in Ihren eigenen Worten. Ergänzen Sie danach Empfänger, Ziel und gewünschten Ton.
Ja. E-Mails lassen sich nach demselben Prinzip vorbereiten. Geben Sie Empfänger, Anlass, gewünschte Länge und Ton an. Prüfen Sie Betreff, Anrede und Inhalt vor dem Versenden. Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter ChatGPT für E-Mails.
Ja. ChatGPT kann Texte in viele Sprachen übertragen. Bei wichtigen geschäftlichen, rechtlichen oder medizinischen Schreiben sollte eine sprachkundige Person die Übersetzung prüfen. Mehr dazu: ChatGPT als Übersetzer.
Normale Chats bleiben bei einem Konto im Verlauf sichtbar, bis Sie sie löschen oder archivieren. Gelöschte Chats werden zur endgültigen Löschung aus den OpenAI-Systemen innerhalb von 30 Tagen vorgesehen, sofern keine rechtlichen oder sicherheitsbedingten Ausnahmen greifen. Temporäre Chats erscheinen nicht im Verlauf und werden automatisch innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Fazit: ChatGPT liefert den Entwurf, Sie behalten die Kontrolle

ChatGPT kann den Anfang eines Briefes deutlich erleichtern. Aus einer kurzen Beschreibung entsteht ein Entwurf, den Sie anschließend anpassen und kontrollieren.

Beginnen Sie mit einem kurzen, wenig vertraulichen Schreiben. So lernen Sie den Ablauf kennen, bevor Sie wichtigere Briefe vorbereiten.

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Friedhelm Deussner Autor & Gründer, Digital ab 60

Ich helfe Menschen ab 60, sicher und selbstständig mit digitalen Geräten umzugehen. Auf Digital ab 60 erkläre ich Technik so, wie ich es mir selbst gewünscht hätte - verständlich, praxisnah und ohne Fachchinesisch.