ChatGPT für E-Mails nutzen

Frau Berger sitzt vor ihrem Tablet und will dem Handwerker absagen. Eigentlich ganz einfach: Der Termin am Donnerstag passt ihr nicht mehr, sie hätte gerne einen anderen. Trotzdem tippt sie den Satz drei Mal an, löscht ihn wieder, weil er ihr zu knapp oder zu unhöflich vorkommt. Genau für solche Momente eignet sich ChatGPT gut. Man gibt ein paar Stichworte ein, und daraus wird ein vollständiger, freundlicher Text.

Dieser Beitrag zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie das funktioniert. Sie erfahren, wie Sie aus losen Notizen eine fertige E-Mail machen, wie Sie den Ton bestimmen, und worauf Sie bei persönlichen Daten achten sollten. Am Ende finden Sie außerdem ein paar Beispiel-Formulierungen, die Sie direkt so übernehmen können.

Was kann ChatGPT bei E-Mails helfen?

ChatGPT ist im Grunde ein Textprogramm, das aus wenigen Angaben einen ausformulierten Text erstellt. Bei E-Mails heißt das: Sie müssen sich keinen kompletten Satzbau mehr ausdenken. Es reicht, wenn Sie in eigenen Worten oder sogar nur in Stichpunkten beschreiben, was Sie sagen möchten.

Das Programm übernimmt dann die Feinarbeit: einen passenden Einstieg, eine höfliche Formulierung, einen runden Schluss. Wer schon einmal vor einer schwierigen E-Mail gesessen hat und einfach nicht wusste, wie er anfangen soll, merkt schnell, wie viel Zeit das spart. Herr Wagner zum Beispiel wollte sich bei seiner Krankenkasse nach einer unklaren Abrechnung erkundigen. Er hatte die Fakten im Kopf, aber keine Lust auf lange Formulierungsversuche. Ein paar Stichpunkte, und ChatGPT hatte einen fertigen, sachlichen Entwurf erstellt.

Wichtig zu wissen: ChatGPT kennt weder Ihre persönliche Situation noch die genauen Umstände, außer Sie schreiben sie hinein. Je genauer Ihre Angaben, desto passender wird am Ende der Text. Und ganz gleich, wie gut der Entwurf klingt: Die letzte Verantwortung für den Inhalt liegt weiterhin bei Ihnen.

Aus Stichpunkten eine E-Mail machen

Der einfachste Einstieg gelingt mit ein paar kurzen Notizen. Sie müssen keine ganzen Sätze schreiben, sondern nur die wichtigsten Punkte auflisten: Worum geht es, was möchten Sie erreichen, gibt es einen Termin oder eine Frist?

Nehmen wir Frau Bergers Beispiel von vorhin. Sie tippt in ChatGPT einfach: „Termin am Donnerstag passt nicht, bitte neuen Termin vorschlagen, vormittags wäre gut.“ Aus diesen wenigen Worten macht ChatGPT eine vollständige, höfliche E-Mail mit Anrede, Begründung und Bitte um einen neuen Termin. Sie muss den Text nur noch lesen, bei Bedarf anpassen und in ihr E-Mail-Programm einfügen.

Am Anfang lohnt es sich, ein wenig auszuprobieren. Manche Nutzer sind überrascht, wie ausführlich der erste Entwurf ausfällt, andere finden ihn zu knapp. Beides lässt sich in der nächsten Nachricht einfach korrigieren, dazu gleich mehr im nächsten Abschnitt.

Den Ton bestimmen: freundlich, sachlich, bestimmt

Nicht jede E-Mail braucht denselben Tonfall. Eine Nachricht an eine gute Bekannte darf lockerer klingen als ein Schreiben an das Finanzamt. Der Vorteil bei ChatGPT: Sie können den gewünschten Ton einfach dazuschreiben, und das Programm passt die Formulierung entsprechend an.

Bei einer freundlichen E-Mail an Familie oder Freunde reicht oft schon das Wort „freundlich“ oder „locker“ im Prompt. Für eine sachliche Anfrage an eine Behörde oder ein Unternehmen hilft die Angabe „sachlich und höflich“. Wenn Sie ein Anliegen deutlicher vertreten möchten, etwa bei einer Beschwerde, können Sie „bestimmt, aber höflich“ ergänzen. ChatGPT bleibt dabei in aller Regel höflich, wird aber klarer in der Aussage.

Herr Wagner nutzt diese Funktion gerne bei E-Mails an seinen Vermieter. Ein kaputter Wasserhahn sollte endlich repariert werden, freundlich formuliert, aber mit klarer Ansage zur Frist. Mit dem Zusatz „bestimmt, aber höflich“ bekam er genau den Ton, den er wollte, ohne dabei unfreundlich zu wirken.

E-Mail kürzen oder einfacher schreiben lassen

Manchmal ist der erste Entwurf zu lang oder wirkt zu kompliziert. Auch das lässt sich in einer einzigen Nachricht ändern. Schreiben Sie einfach: „Formuliere diese E-Mail kürzer“ oder „Bitte einfacher formulieren, der Inhalt soll gleich bleiben.“ ChatGPT kürzt oder vereinfacht den Text, ohne die eigentliche Aussage zu verändern.

Das ist besonders hilfreich, wenn eine E-Mail an mehrere Personen gehen soll oder wenn Sie selbst merken, dass der Text ausufert. Statt selbst jeden Satz zu streichen und neu zu überlegen, geben Sie die Arbeit an ChatGPT weiter und prüfen am Ende nur noch, ob die wichtigsten Punkte erhalten geblieben sind.

Antworten auf schwierige Nachrichten vorbereiten

Manche E-Mails sind unangenehm zu beantworten, etwa eine unklare Rechnung, eine Absage oder eine Beschwerde von jemand anderem. Auch hier kann ChatGPT eine gute Ausgangslage schaffen.

Wenn Sie eine schwierige Nachricht erhalten haben, können Sie den Inhalt kurz zusammenfassen und ChatGPT bitten, eine passende Antwort zu formulieren. Wichtig ist dabei, dass Sie selbst festlegen, worum es inhaltlich gehen soll. ChatGPT liefert die Formulierung, nicht die Entscheidung.

Frau Berger hat diese Methode einmal bei einer Rechnung genutzt, die ihr zu hoch vorkam. Statt ärgerlich zu schreiben, ließ sie sich eine sachliche Nachfrage formulieren, in der die konkreten Punkte klar benannt wurden. Die Antwort des Unternehmens kam freundlich zurück, und die Sache klärte sich innerhalb weniger Tage.

Private Daten vorher entfernen

Bevor Sie Inhalte aus echten E-Mails oder Rechnungen in ChatGPT einfügen, lohnt sich ein kurzer Blick auf persönliche Angaben. Kundennummern, Vertragsnummern, Geburtsdaten oder Kontodaten müssen für einen guten Entwurf meist gar nicht genannt werden. Für den Text reicht es oft, allgemeine Platzhalter wie „Kundennummer“ oder „Rechnungsdatum“ zu verwenden, statt die tatsächlichen Zahlen einzutippen.

Sie können den Entwurf später, wenn er fertig ist, selbst mit den echten Daten ergänzen. So bleibt der eigentliche Schreibprozess mit ChatGPT unabhängig von sensiblen Informationen, und Sie geben nur das Notwendige preis.

Mehr zum Thema Datenschutz im digitalen Alltag lesen Sie in unserem Beitrag Datenschutz-Einstellungen nutzen. Wenn Sie ChatGPT noch gar nicht nutzen, finden Sie die Grundlagen dazu in unserem Beitrag Bei ChatGPT anmelden.

Für welche E-Mails eignet sich ChatGPT besonders gut?

Nicht jede Nachricht braucht Unterstützung, aber bei bestimmten Anlässen zahlt sich der Aufwand besonders aus.

Schritt für Schritt: So entsteht Ihre E-Mail

Damit Sie sich den Ablauf noch besser vorstellen können, hier die einzelnen Schritte einmal im Zusammenhang.

Typische Fehler vermeiden

Häufig gestellte Fragen