PDF öffnen – einfach erklärt

Sie tippen auf eine Datei, und es passiert einfach nichts. Oder es öffnet sich etwas, aber nicht das, was Sie erwartet haben. Genau das erleben viele Menschen, wenn eine PDF-Datei ins Spiel kommt. Die Krankenkasse schickt einen Bescheid, das Finanzamt eine Bescheinigung, und plötzlich soll man mit einer Datei umgehen, die anders funktioniert als ein normales Foto oder eine Textnachricht.

Dabei ist eine PDF eigentlich unkompliziert. Sie müssen dafür keine neue Software lernen und auch nichts installieren, das teuer ist. In den meisten Fällen reicht Ihr Gerät bereits aus, so wie es ist. Dieser Beitrag geht Schritt für Schritt durch, wie Sie eine PDF auf dem Smartphone, dem Tablet und am Computer öffnen, und was zu tun ist, wenn eine Datei aus der E-Mail oder aus WhatsApp partout nicht aufgehen will.

Wer schon einmal eine PDF heruntergeladen, aber danach nicht wiedergefunden hat, findet ergänzende Hilfe in unserem Beitrag PDF herunterladen und in Download finden.

Was ist eine PDF-Datei?

PDF steht für „Portable Document Format“, auf Deutsch etwa „tragbares Dokumentenformat“. Der Name klingt technischer, als die Sache eigentlich ist. Gemeint ist ein Dateiformat, mit dem Dokumente auf jedem Gerät genau gleich aussehen, egal ob auf dem Smartphone, dem Tablet oder dem Computer, und egal ob bei Ihnen oder beim Empfänger.

Genau deshalb nutzen Behörden, Krankenkassen, Banken und Firmen fast immer PDF-Dateien für offizielle Schreiben. Ein Bescheid soll dort, wo er ankommt, genauso aussehen wie beim Absender: mit gleichem Layout, gleicher Schrift und an derselben Stelle unterschrieben. Bei einem Word-Dokument würde sich das je nach Gerät verschieben, bei einer PDF bleibt es fest.

Man erkennt eine PDF-Datei meist an der Dateiendung „.pdf“ und oft auch an einem kleinen, roten oder grauen Symbol mit den Buchstaben PDF. Wenn Sie eine solche Datei erhalten, müssen Sie sich also keine Sorgen machen, dass etwas Kompliziertes auf Sie zukommt. Es handelt sich schlicht um ein digitales Dokument zum Lesen.

Womit öffnet man PDFs?

Die gute Nachricht zuerst: Bei den meisten aktuellen Smartphones und Tablets ist bereits alles vorhanden, was Sie zum Lesen einer PDF brauchen. Weder Android noch das iPhone verlangen eine zusätzliche App, nur um ein Dokument anzuschauen. Erst wenn Sie eine PDF ausfüllen, unterschreiben oder bearbeiten möchten, kommt meist eine eigene App ins Spiel, und das ist ein anderes Thema.

Am Computer sieht es ähnlich aus. Windows bringt einen einfachen PDF-Betrachter mit, auch ohne eigene Installation. Zusätzlich gibt es kostenlose Programme wie den Adobe Acrobat Reader, die etwas mehr Funktionen bieten, etwa zum Markieren von Textstellen. Für das reine Lesen reicht aber häufig schon das, was auf Ihrem Gerät ohnehin installiert ist.

Wichtig zu wissen: Eine App zum Anschauen einer PDF ist nicht dasselbe wie ein Programm zum Bearbeiten. Viele kostenlose Apps zeigen Ihnen die Datei zwar an, verlangen aber plötzlich ein Abonnement, sobald Sie etwas ausfüllen oder speichern möchten. Solange Sie ein Dokument nur lesen wollen, ist das nicht nötig.

PDF auf dem Smartphone öffnen

PDF auf Android öffnen

Bei den meisten Android-Geräten reicht ein einfaches Antippen der Datei, etwa im Download-Ordner oder direkt in der E-Mail. Das Gerät erkennt selbst, dass es sich um eine PDF handelt, und öffnet sie mit einer bereits installierten App, häufig mit Google Drive oder einem eigenen PDF-Betrachter des Herstellers.

Sollte beim ersten Öffnen eine Auswahl erscheinen, mit welcher App die Datei geöffnet werden soll, wählen Sie einfach eine der angebotenen Optionen aus. Manchmal fragt das Gerät dabei, ob diese Wahl künftig immer gelten soll. Das können Sie ruhig bestätigen, dann entfällt die Frage beim nächsten Mal.

PDF auf dem iPhone öffnen

Beim iPhone übernimmt meist die App „Dateien“ oder direkt der Browser Safari das Anzeigen einer PDF. Tippen Sie die Datei an, und sie öffnet sich automatisch in einer Vorschau. Von dort aus können Sie die Seiten durchblättern, die Ansicht vergrößern oder das Dokument bei Bedarf weiterleiten.

Ein kleiner Unterschied zu Android: Beim iPhone landen PDF-Dateien häufiger direkt in der App „Dateien“ statt in einem klassischen Download-Ordner. Wer die Datei später wiederfinden möchte, sollte dort zuerst nachschauen. Mehr dazu, wo heruntergeladene Dateien überhaupt landen, lesen Sie in unserem Beitrag Download finden.

PDF auf dem Tablet öffnen

Auf dem Tablet funktioniert das Öffnen einer PDF im Grunde genauso wie auf dem Smartphone, nur dass der größere Bildschirm das Lesen deutlich angenehmer macht. Gerade bei mehrseitigen Dokumenten, etwa einem längeren Vertrag oder einer Bedienungsanleitung, zahlt sich das aus. Man muss nicht ständig zoomen, um eine Zeile zu entziffern.

Bei einem Android-Tablet gilt dieselbe Regel wie beim Smartphone: Antippen genügt, und die Vorschau öffnet sich. Beim iPad landet die Datei ebenfalls oft in der App „Dateien“ und lässt sich von dort aus direkt anschauen. Wer längere Dokumente häufiger liest, findet ein Tablet mit Ständer oft angenehmer, weil man dann beide Hände frei hat, um zu blättern oder sich Notizen daneben zu machen.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Der Enkel schickt eine Speisekarte als PDF, weil das Restaurant keine gedruckten Karten mehr auslegt. Auf dem Tablet lässt sich diese Karte deutlich bequemer lesen als auf dem kleinen Smartphone-Display, besonders wenn die Schrift ohnehin schon etwas kleiner geraten ist.

PDF am Computer öffnen

Am Windows-Computer genügt in der Regel ein Doppelklick auf die Datei. Windows bringt einen eigenen, einfachen PDF-Betrachter mit, der die Datei sofort anzeigt, ganz ohne zusätzliche Installation. Sie erkennen eine PDF-Datei im Explorer meist an einem kleinen, rot-weißen Symbol.

Wer regelmäßig mit PDFs arbeitet, etwa um Text zu markieren oder Kommentare hinzuzufügen, kann zusätzlich den kostenlosen Adobe Acrobat Reader installieren. Das ist aber kein Muss. Für das reine Lesen und Ausdrucken reicht die Bordmittel-Lösung von Windows meist völlig aus.

Am Mac verhält es sich ähnlich: Ein Doppelklick öffnet die Datei automatisch im Programm „Vorschau“, das bereits vorinstalliert ist. Auch hier müssen Sie für das einfache Anschauen nichts zusätzlich herunterladen.

PDF aus E-Mail öffnen

Ein sehr häufiger Weg, wie eine PDF bei Ihnen landet, ist der Anhang einer E-Mail. Erkennen lässt sich ein solcher Anhang meist an einem kleinen Büroklammer-Symbol oder direkt am Dateinamen mit der Endung „.pdf“. Tippen oder klicken Sie einfach auf den Anhang, dann öffnet sich eine Vorschau, ohne dass Sie die Datei vorher speichern müssten.

Wenn Sie das Dokument später wiederfinden möchten, lohnt es sich, es zusätzlich herunterzuladen und abzulegen. Wie das genau funktioniert, erklärt unser Beitrag PDF herunterladen Schritt für Schritt.

PDF aus WhatsApp öffnen

Auch über WhatsApp werden PDFs häufig verschickt, etwa wenn ein Familienmitglied ein Rezept, eine Reisebestätigung oder eben eine Speisekarte teilt. In WhatsApp erscheint eine PDF als eigenes Feld im Chat, oft mit dem Dateinamen und einer kleinen Vorschau. Ein Antippen öffnet die Datei direkt.

Je nach Gerät öffnet sich die PDF entweder innerhalb von WhatsApp selbst oder in einer separaten App, etwa der bereits erwähnten Vorschau. Beides ist normal, und Sie können die Datei in beiden Fällen einfach lesen. Wenn Sie das Dokument aufbewahren möchten, lässt es sich meist über ein kleines Menü oder ein Pfeil-Symbol zusätzlich speichern.

Weitere Hinweise zum sicheren Umgang mit Dateien in WhatsApp finden Sie in unserem Beitrag WhatsApp sicher nutzen. Wer öfter Fotos oder Dokumente verschickt, findet zusätzliche Hinweise in Fotos verschicken per WhatsApp und E-Mail.

Was tun, wenn es nicht klappt?

Manchmal lässt sich eine PDF trotz aller Vorbereitung einfach nicht öffnen. Das ist ärgerlich, aber meist steckt kein großes Problem dahinter. Oft hilft es schon, die Datei erneut herunterzuladen oder das Gerät einmal neu zu starten.

Häufig liegt es auch daran, dass die Datei noch gar nicht vollständig heruntergeladen wurde, etwa weil die Internetverbindung beim Empfang kurz unterbrochen war. Wenn Sie unterwegs oder in einem Zimmer mit schwachem WLAN-Empfang waren, kann genau das der Grund sein. Ein Blick in unseren Beitrag Internet langsam – mögliche Ursachen hilft, solche Situationen besser einzuordnen.

Sicherheit bei unbekannten PDFs

PDF-Dateien gelten grundsätzlich als recht sicher, weil sie meist nur Text und Bilder enthalten. Trotzdem nutzen Betrüger gelegentlich auch dieses Format, etwa um gefälschte Rechnungen oder angebliche Mahnungen zu verschicken. Ein gesundes Maß an Vorsicht ist deshalb sinnvoll, besonders bei Anhängen aus unbekannter Quelle.

Achten Sie vor allem darauf, wer Ihnen die Datei geschickt hat. Kennen Sie den Absender? Haben Sie tatsächlich eine Bestätigung, einen Bescheid oder eine Rechnung erwartet? Wenn eine PDF unerwartet kommt und gleichzeitig zur Eile drängt, etwa mit einer angeblichen letzten Mahnung, lohnt sich ein kritischer Blick, bevor Sie den Anhang öffnen.

Wenn eine PDF beim Öffnen sofort zur Eingabe persönlicher Daten oder eines Passworts auffordert, ist besondere Vorsicht angebracht. Eine ganz normale PDF zum Lesen verlangt so etwas nicht. Mehr zu typischen Betrugsmustern lesen Sie in unserem Beitrag Betrugsnachrichten erkennen.

Häufig gestellte Fragen