Passwortmanager einfach erklärt

Frau Berger sitzt am Küchentisch, vor ihr liegt ein kleines Heft mit handgeschriebenen Passwörtern. E-Mail, Online-Banking, das Fotoportal für die Enkelbilder, der Shop für die Gartengeräte. Jede Seite ein eigener Eintrag, manche längst durchgestrichen und neu geschrieben, weil sie sich das alte Passwort nicht mehr merken konnte. So geht es vielen Menschen, und die Zahl der Konten wächst meist schneller, als man selbst mitkommt.

Ein Passwortmanager will genau dieses Problem lösen. Er merkt sich die vielen einzelnen Passwörter für Sie, damit Sie sich nur noch ein einziges, starkes Hauptpasswort merken müssen. Klingt zunächst nach einer technischen Hürde, ist im Kern aber ein recht einfaches Werkzeug. Dieser Beitrag erklärt in Ruhe, wie ein Passwortmanager funktioniert, wo die Vorteile liegen und worauf Sie bei der Einrichtung besonders achten sollten.

Was ist ein Passwortmanager?

Ein Passwortmanager ist ein Programm oder eine App, die Ihre Zugangsdaten für verschiedene Internetseiten speichert. Statt sich zwanzig oder dreißig unterschiedliche Passwörter zu merken, brauchen Sie nur noch ein einziges: das Hauptpasswort, mit dem sich der Passwortmanager selbst öffnen lässt.

Sobald Sie eine Internetseite öffnen, für die ein Eintrag gespeichert ist, kann der Passwortmanager Benutzername und Passwort automatisch einfügen. Das spart nicht nur Zeit, es verhindert auch, dass man aus Bequemlichkeit überall dasselbe einfache Passwort verwendet, was heute eines der größten Sicherheitsrisiken im Internet ist.

Es gibt Passwortmanager als eigenständige Apps, als Erweiterung im Internet-Browser und manchmal auch schon eingebaut im Smartphone oder Computer selbst. Die Grundidee bleibt bei allen ähnlich, auch wenn sich die Bedienung im Detail unterscheidet.

Das Hauptpasswort: der wichtigste Schlüssel

Das Hauptpasswort ist die einzige Zahlenkombination, die Sie sich bei einem Passwortmanager wirklich merken müssen. Es sollte deshalb besonders stark sein, aber trotzdem noch merkbar. Ein bewährter Trick ist ein kurzer Satz, den nur Sie kennen, zum Beispiel eine Erinnerung an einen bestimmten Urlaub, verbunden mit Zahlen und einem Sonderzeichen.

Wichtig ist: Dieses Hauptpasswort dürfen Sie nirgends notieren, jedenfalls nicht offen sichtbar am Bildschirm oder in einer unverschlüsselten Datei. Wer das Hauptpasswort kennt, hat theoretisch Zugriff auf alle anderen gespeicherten Passwörter. Ein Zettel im Portemonnaie, geschickt versteckt, ist für den Notfall aber durchaus vertretbar, solange er nicht offen herumliegt.

Herr Wagner hat sich zum Beispiel entschieden, sein Hauptpasswort zusätzlich auf einem Blatt in einem verschlossenen Kästchen zu hinterlegen, das seine Tochter im Notfall öffnen kann. So ist er abgesichert, falls er das Passwort einmal vergisst oder selbst nicht mehr erreichbar sein sollte.

Passwörter speichern und automatisch ausfüllen

Nach der Einrichtung fragt der Passwortmanager meist von selbst nach, ob er ein neu eingegebenes Passwort speichern soll, sobald Sie sich irgendwo anmelden. Ein Klick genügt, und der Eintrag landet sicher verschlüsselt im digitalen Tresor.

Beim nächsten Besuch derselben Internetseite erkennt der Passwortmanager die Anmeldemaske wieder und bietet an, Benutzername und Passwort automatisch einzutragen. Sie müssen dann meist nur noch das Hauptpasswort eingeben oder den Fingerabdruck beziehungsweise das Gesicht zur Bestätigung nutzen, je nachdem, was Ihr Gerät unterstützt.

Manche Passwortmanager arbeiten über eine Erweiterung im Browser, andere über eine eigene App, die sich mit der Tastatur des Smartphones verbindet. In beiden Fällen bleibt der eigentliche Ablauf gleich: Sie tippen weniger, und Sie tippen kein Passwort mehr fehlerhaft ein, weil Sie es aus dem Gedächtnis rekonstruieren müssen.

Neue starke Passwörter erstellen

Ein weiterer Vorteil zeigt sich, sobald Sie ein neues Konto anlegen. Viele Passwortmanager bieten dabei direkt an, ein zufälliges, langes Passwort zu erstellen, das Sie selbst gar nicht mehr eingeben müssen. Solche Zufallspasswörter sind deutlich schwerer zu erraten als selbst ausgedachte Kombinationen.

Der Vorteil dabei: Sie müssen sich dieses neue Passwort gar nicht merken, denn der Passwortmanager speichert es automatisch und füllt es beim nächsten Besuch wieder ein. Damit entfällt auch die verbreitete Gewohnheit, ein bereits genutztes Passwort einfach an mehreren Stellen wiederzuverwenden.

Wer sich noch unsicher fühlt, welche Regeln für ein starkes Passwort grundsätzlich gelten, findet einen guten Einstieg in unserem Beitrag Sichere Passwörter erstellen.

Vorteile im Alltag

Im Alltag zeigt sich der größte Nutzen meist nicht bei der Einrichtung, sondern erst nach ein paar Wochen der Nutzung. Das Anmelden geht schneller, Passwörter werden nicht mehr vergessen, und man muss nicht mehr nach dem richtigen Zettel suchen.

Auch die Sicherheit steigt spürbar. Wer für jedes Konto ein eigenes, starkes Passwort nutzt, begrenzt den Schaden, falls eine einzelne Internetseite einmal gehackt wird. Ohne Passwortmanager neigen die meisten Menschen dazu, aus Bequemlichkeit dieselben zwei oder drei Passwörter mehrfach zu verwenden, oft über Jahre hinweg unverändert.

Ein weiterer angenehmer Nebeneffekt: Viele Passwortmanager warnen, wenn ein gespeichertes Passwort in einem bekannten Datenleck aufgetaucht ist. Sie erhalten dann einen Hinweis, dieses Passwort zeitnah zu ändern, bevor jemand anderes damit Schaden anrichten kann.

Wer noch einen Schritt weitergehen möchte, kombiniert den Passwortmanager mit einer zusätzlichen Absicherung für die wichtigsten Konten. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Was Sie beachten müssen

So praktisch ein Passwortmanager ist, er verlangt am Anfang etwas Geduld. Die Einrichtung sollte in Ruhe erfolgen, am besten an einem Nachmittag, an dem Sie nicht unter Zeitdruck stehen. Es lohnt sich, die App zunächst mit ein paar weniger wichtigen Konten auszuprobieren, bevor Sie auch das Online-Banking oder die E-Mail dort hinterlegen.

Wichtig ist auch, den Passwortmanager auf allen genutzten Geräten einzurichten, also zum Beispiel auf dem Smartphone und dem Computer gleichermaßen. Sonst kann es passieren, dass ein Passwort auf dem einen Gerät gespeichert ist, auf dem anderen aber fehlt, was schnell für Verwirrung sorgt.

Bevor Sie persönliche Daten in irgendeiner App eingeben, lohnt sich generell ein kurzer Blick auf die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters und darauf, ob die Verbindung verschlüsselt aufgebaut wird. Woran Sie das erkennen, erklären wir in unserem Beitrag Was bedeutet HTTPS.

Sinnvoll ist es außerdem, sich von Zeit zu Zeit einen Überblick über die eigenen gespeicherten Zugänge zu verschaffen und veraltete oder doppelt genutzte Einträge zu bereinigen. Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie in unserem Beitrag Sichere Passwörter verwalten.

Was passiert beim Handywechsel?

Früher oder später steht ein neues Smartphone an, und dann stellt sich die Frage, wie die gespeicherten Passwörter mit umziehen. Die meisten Passwortmanager sichern die Daten verschlüsselt in einer Cloud, sodass Sie sich auf dem neuen Gerät einfach mit dem gewohnten Hauptpasswort anmelden und alle Einträge wieder zur Verfügung stehen.

Trotzdem sollten Sie sich vor einem Gerätewechsel vergewissern, dass die Synchronisierung tatsächlich aktiv war und der letzte Stand gesichert ist. Ein kurzer Blick in die App, ob alle bekannten Einträge noch vorhanden sind, gibt hier zusätzliche Sicherheit, bevor das alte Gerät zurückgesetzt oder weitergegeben wird.

Wer sich generell noch unsicher fühlt, wie man Daten sauber auf ein neues Gerät überträgt, findet weitere Hinweise in unserem Beitrag Datenschutz-Einstellungen nutzen.

Für wen ist ein Passwortmanager sinnvoll?

Nicht jeder braucht sofort einen Passwortmanager, doch für die meisten Menschen mit mehreren Online-Konten lohnt sich ein genauerer Blick.

Häufig gestellte Fragen